Löschdoku

📑 Belegen, was gemacht wurde!

Mindestens so wichtig, wie die saubere Löschung sind die entsprechenden Dokumente, die dies ausweisen. Alle durchgeführten Schritte, die wir an gespendenten Geräten vornehmen, sind hier ersichtlich.

🚫 Kein Beleg, keine Sicherheit

Ein Audit-Trail ermöglicht es Organisationen, die sichere und vollständige Datenvernichtung nachzuweisen. Er bietet eine transparente Dokumentation und sorgt dafür, dass die gesetzlichen Anforderungen an den Datenschutz eingehalten werden.

Vorteile eines Audit-Trails

Jedes Gerät, dass weitergegeben oder verkauft wird, sollte erst von allen Daten bereinigt werden. Ein sauberer Audit-Trail hilft somit bei folgenden Punkten:

🏛️ Rechtliche Sicherheit

Ein Audit-Trail ermöglicht es, bei Audits oder rechtlichen Fragen die Datenvernichtung eindeutig nachzuweisen.

🦺 Sichere Verarbeitung

Organisationen können ihren eigenen Kunden und Partnern gegenüber transparente Prozesse nachweisen.

💽 Datenschutz

Minimiertes Risiko durch zertifizierte Prozesse und Dokumentation, welche die Datenlöschung erst ermöglichen und ausweisen.

Löschdokumente

Hauptdokumente

Chargenübersicht

Fasst die Verarbeitung einer gesamten Spende zusammen, inklusive der Anzahl verarbeiteter Geräte und Datenträger, sowie dem Spendenwert.

CSV-Liste

Jedes Gerät, sowie etwaige lose Festplatten werden hier ausgewiesen. Ziel ist, dass diese Liste beim Spender für einen Abgleich im IAM-/MDM-System genutzt werden kann.

Bereinigungsnachweis

Bestätigt die sichere Inventarisierung eines Geräts. Jedes Gerät wird eindeutig identifiziert. Jedes dieser Dokumente verweist auch auf die entsprechende Spende und die eigenen Datenträger.

Löschzertifikat

Bescheinigt die Datenlöschung oder -zerstörung eines Datenträgern nach den Vorgaben von NIST 800-88 und DIN 66399. Auch hier befinden sich Querverweise auf das Trägergerät und die entsprechende Spende.

Zerstörungsvideo (nur bei Datenträgerzerstörungen)

Belegt die physische Vernichtung von Festplatten durch Videoaufnahmen. Aus jeweils drei Winkeln wird der vollständige Zerstörungsprozess pro Datenträger festgehalten.

Begleitdokumente

Empfangs- / Versandbestätigung

Dokumentiert die Übergabe von Geräten und Datenträgern. Auf dieser Empfangsbestätigung wird ausgewiesen, wie viele Geräte durch uns entgegengenommen oder an uns geschickt wurden – auch wo und wann.

Laufblatt

«Läuft» mit der Spende mit, solange diese verarbeitet wird. Besonders dann wichtig, wenn die Verarbeitung einer Spende mehrere Tage dauert.

Beispieldokumente

Bereinigungsnachweis (Gerät)Herunterladen

Löschzertifikat (Datenträger)Herunterladen

Video Zerstörungsnachweis (Datenträger)Herunterladen

Dokumentenablage

🔐 Sichere Zustellung und einfache Ablage

Sobald eine Spende verarbeitet wurde, erhalten Spender einen Zugangslink, welcher passwortgeschützt ist. Die Löschdokumentation kann danach 30 Tage heruntergeladen werden. wLw bewahrt sämtliche Löschdokumentationen mindestens 10 Jahre auf.

FAQ

Wer verarbeitet überhaupt Geräte?

Mitarbeitende und Freiwillige, die unsere Sicherheitsprüfungen überstanden haben. Diese umfasst das Einholen von Betreibungs- und Strafregisterauszügen, unterschreiben von Non-Disclosure-Agreements und das Absolvieren mehrerer Schulungen. Jeder Arbeitsgang ist nachverfolgbar.

Wer verarbeitet Datenträger?

Sobald ein Datenträger ausgebaut werden muss, muss eine leitungsbefugte Person der Aufbereitung übernehmen und einen entsprechenden Alarm quittieren. Der betroffene Datenträger muss innert definierter Frist im gesicherten Bereich deponiert werden.

Welches Geräte hat welche Festplatte drin?

1) Löschdoku aufmachen und Bereinigungsnachweis des Geräte aufmachen.
2) Referenznummer des Datenträgers darauf finden.
3) (optional) weiterführende Informationen aus Löschzertifikat entnehmen.

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