Service Desk für öffentliche Hand

Auf dieser Seite finden Sie eine Anleitung dazu, wie Sie eine Anfrage auf unserer Plattform erstellen können.

Anleitungsvideo zu Anfragen

1. Login auf dem Service Desk

Hier finden Sie den Service Desk. Auf dieser Seite müssen Sie sich mit Mailadresse und Passwort anmelden. Die Mailadresse entspricht hierbei den Angaben, welche Sie von uns erhalten haben.

Anmeldemaske Service Desk

Falls das Passwort nicht mehr verfügbar ist, kann die „Passwort vergessen“-Funktion verwendet werden. Bitte beachten Sie, dass hierdurch auch andere Benutzer betroffen sein können, wenn die gleiche Mailadresse verwendet wird.

2. Erstellen einer Geräteanfrage

Ansicht des aktuellen Partner-Service Desk

Sobald Sie sich erfolgreich eingeloggt haben, sollten Sie einen ähnlichen Bildschirm sehen. Um eine Anfrage zu erstellen, wählen Sie die Schaltfläche „Laptop bestellen“ aus.

3. Formular ausfüllen

Ansicht aktuelles Formular

Füllen Sie nun das erscheinende Formular aus, um eine Bestellung aufzugeben. In die Adressfelder kann direkt die Adresse der hilfebsedürftigen Person eingegeben werden. Die übrigen Felder werden folgend kurz erklärt:

Interne Referenz: Kann abgefüllt werden, um beispielsweise auf ein Dossier oder eine Personennummer zu verweisen. Diese Nummer wird dann auch bei der Rechnung ausgewiesen.

Telefonnummer: Im Falle von Zustellproblemen wird diese notwendig.

Anforderungen: Wählen Sie hier aus, was das Gerät alles erfüllen muss.

Das wollte ich noch sagen: Hier kann ein Zusatzkommentar hinterlegt werden, beispielsweise dann, wenn besondere Anforderungen an ein Laptop bestehen.

Ab diesem Zeitpunkt ist die Anfrage bei uns im System erfasst. Falls alles richtig eingegeben wurde, sollten Sie nun das erstellte Ticket sehen.

4. Status der Anfragen ansehen

Status der offenen Anfragen ansehen

Auf dieser Schaltfläche werden alle Tickets angezeigt, die jemals mit diesem Account erstellt wurden.

Detailansicht der Anfragen

Hier ist auch der aktuelle Status ersichtlich. Je nach Konfiguration kann es sein, dass bei mehreren Bearbeitern der gleichen Organisation mehr Tickets hier stehen, als erfasst wurden.

Status der Ticket

Statusübersicht

Prüfung: Der initiale Status, nach dem ein Ticket erstellt wurde. Wir überprüfen in diesem Schritt die Angaben.

Bereit für Versand: Wir haben die Anfrage geprüft und werden in wenigen Tagen den Versand vollziehen.

Bereit für Verrechnung: Dieser Status wird erreicht, sobald die Geräte für eine Anfrage versendet wurden. Die Rechnung wird dann gemäss der Vereinbarung ausgestellt und per Mail verschickt.

Verrechnet: Der Laptop wurde verschickt und die Rechnung ist bezahlt. Der Fall ist somit abgeschlossen.

Warteschlange: Falls zu viele Anfragen auf einmal eintreffen sollten, haben wir eine Warteschlangenstatus erstellt. Bisher mussten wir diese aber nicht brauchen.

5. Notizen zur Anfrage erfassen

Wenn beispielsweise Lieferprobleme festgestellt werden oder ein Gerät beschädigt wurde, können Sie uns direkt über die entsprechende Anfrage schreiben.

1. Auf den Service Desk navigieren
2. „Anfragen“ auswählen (–> „Meine Anfragen“)

Ansicht des Service Desk

3. Entsprechende Anfrage auswählen

Anfrageübersicht (Beispiel)

Sobald sich der Anfragebildschirm öffnet, können Sie danach direkt einen Kommentar erfassen. So haben wir gleich alle entsprechenden Infos direkt in einem Nachrichtenverlauf.

6. Rechnungsstellung

Wir können die Verrechnung pro Bestellung oder pro Quartal ausstellen.

Auf unseren Rechnungen finden Sie pro Position folgende Infos:

  • WLW-Referenznummer („GEM-XXX“)
  • Interne Referenz, falls angegeben (bspw. „Person XYZ“)
  • Erfasser
  • Versanddatum
  • Gerätemodell
  • Lieferadresse

Falls Sie eine Umstellung der Verrechnungsart wünschen oder Fragen zur Rechnungsstellung haben, schreiben Sie uns bitte eine kurze Mail.


Probleme, Fragen und/oder Verbesserungsvorschläge?

Bitte verwenden Sie hierzu die Schaltfläche „Feedback geben“ auf unserem Service Desk oder rufen Sie direkt unter +41 79 683 37 44 an.