Service Desk für öffentliche Hand

Auf dieser Seite finden Sie eine Anleitung dazu, wie Sie eine Anfrage auf unserer Plattform erstellen können.

1. Login auf dem Service Desk

Hier finden Sie den Service Desk. Auf dieser Seite müssen Sie sich mit Mailadresse und Passwort anmelden. Die Mailadresse entspricht hierbei den Angaben, welche Sie von uns erhalten haben.

Anmeldemaske Service Desk

Falls das Passwort nicht mehr verfügbar ist, kann die „Passwort vergessen“-Funktion verwendet werden. Bitte beachten Sie, dass hierdurch auch andere Benutzer betroffen sein können, wenn die gleiche Mailadresse verwendet wird.

2. Erstellen einer Geräteanfrage

Ansicht des aktuellen Partner-Service Desk

Sobald Sie sich erfolgreich eingeloggt haben, sollten Sie einen ähnlichen Bildschirm sehen. Um eine Anfrage zu erstellen, wählen Sie die Schaltfläche „Laptop bestellen“ aus.

3. Formular ausfüllen

Ansicht aktuelles Formular

Füllen Sie nun das erscheinende Formular aus, um eine Bestellung aufzugeben. In die Adressfelder kann direkt die Adresse der hilfebsedürftigen Person eingegeben werden. Die übrigen Felder werden folgend kurz erklärt:

Interne Referenz: Kann abgefüllt werden, um beispielsweise auf ein Dossier oder eine Personennummer zu verweisen. Diese Nummer wird dann auch bei der Rechnung ausgewiesen.

Telefonnummer: Im Falle von Zustellproblemen wird diese notwendig.

Anforderungen: Wählen Sie hier aus, was das Gerät alles erfüllen muss.

Das wollte ich noch sagen: Hier kann ein Zusatzkommentar hinterlegt werden, beispielsweise dann, wenn besondere Anforderungen an ein Laptop bestehen.

Ab diesem Zeitpunkt ist die Anfrage bei uns im System erfasst. Falls alles richtig eingegeben wurde, sollten Sie nun das erstellte Ticket sehen.

4. Status der Anfragen ansehen

Status der offenen Anfragen ansehen

Auf dieser Schaltfläche werden alle Tickets angezeigt, die jemals mit diesem Account erstellt wurden.

Detailansicht der Anfragen

Hier ist auch der aktuelle Status ersichtlich. Je nach Konfiguration kann es sein, dass bei mehreren Bearbeitern der gleichen Organisation mehr Tickets hier stehen, als erfasst wurden.

Status der Ticket

Statusübersicht

Prüfung: Der initiale Status, nach dem ein Ticket erstellt wurde. Wir überprüfen in diesem Schritt die Angaben.

Bereit für Versand: Wir haben die Anfrage geprüft und werden in wenigen Tagen den Versand vollziehen.

Versendet: Das Paket wurde verschickt und ist bereit für die Abrechnung gemäss des Basisvertrages.

Bereit für Verrechnung: Dieser Status wird erreicht, wenn das Paket bei den Endbegünstigten angekommen ist. Der Status muss vom Antragsteller selbst gesetzt werden über die Schaltfläche „Erhalt bestätigen“.

Warteschlange: Falls zu viele Anfragen auf einmal eintreffen sollten, haben wir mal eine Warteschlange erstellt. Bisher mussten wir diese aber nicht brauchen.

Abgeschlossen: Der Laptop wurde verschickt und die Abrechnung erstellt. Der Fall ist somit abgeschlossen.

5. Erhalt bestätigen

Nachdem wir die Geräte der Anfrage verschickt haben, werden wir uns per Mail melden. Die Lieferzeit beträgt im Regelfall 1-5 Tage nach dem Versand.

Sie können den Erhalt wie folgt bestätigen:

1. Auf den Service Desk navigieren
2. „Anfragen“ auswählen (–> „Meine Anfragen“)

Ansicht des Service Desk

3. Entsprechende Anfrage auswählen

Anfrageübersicht (Beispiel)

4. Schaltfläche „Erhalt bestätigen“ drücken

Erhalt bestätigen

Somit wissen wir dann, dass die Lieferung sicher ausgeliefert wurde.

Wir erlauben uns, am Ende einer Verrechnungsperiode sämtliche Anfragen abzuschliessen. Falls Sie bei einer oder mehreren Lieferungen Probleme festgestellt haben, melden Sie sich bitte direkt bei uns.

6. Rechnungsstellung

Rechnungen werden alle drei Monate ausgestellt. Aktuell verrechnen wir in folgenden Monaten:

  • März
  • Juni
  • September
  • Dezember

Die Rechnung wird per Mail an die Kontaktperson zugestellt, die im Vertrag angegeben wurde. Falls keine Bestellungen in der letzten Periode aufgeben und bearbeitet wurden, machen wir auch keine Rechnung.

Auf der Rechnung werden dann alle Anfragen aufgelistet, wo bereits ein Gerät geliefert wurde. Folgende Informationen weisen wir pro Position auf:

  • WLW-Referenznummer („GEM-XXX“)
  • Interne Referenz, falls angegeben (bspw. „Person XYZ“)
  • Versanddatum

Weitere Informationen zu den betreffenden Anfragen können Sie jederzeit über Ihr Benutzerkonto auf dem Service Desk einsehen.


Probleme, Fragen und/oder Verbesserungsvorschläge?

Bitte verwenden Sie hierzu die Schaltfläche „Feedback geben“ auf unserem Service Desk oder rufen Sie direkt unter +41 79 683 37 44 an.